Créer l’événement

Catherine Séguin, bibliothécaire à l’UQO|campus Saint-Jérôme.

La formation documentaire dans le cadre des cours de 1re année 1re session dispose d’un temps limité. Jusqu’ici, ces rencontres constituaient le premier contact de la bibliothèque avec les étudiants. Aussi, naturellement, la séance débutait par la présentation de la bibliothèque et de ses services. Chaque année, il était planifié de couper court sur cet aspect pour se concentrer sur la « vraie » matière et chaque année les questions pratico-pratiques des étudiants engloutissaient un bloc de temps substantiel.

Par ailleurs, avoir effectivement l’opportunité de transmettre ces informations à un grand nombre d’usagers simultanément est une stratégie précieuse pour alléger la pression de la rentrée sur le service de bibliothèque. Autrement, le personnel y répond à l’unité. 

Nouvelle stratégie

Cette année, pour consacrer le temps de formation en classe à la recherche documentaire, tout en informant adéquatement les étudiants de nos services, la bibliothèque a proposé une séance intitulée: « Introduction aux services de bibliothèque ». Il s’agit d’une visite de bibliothèque qui permet d’expliquer les bases de notre fonctionnement :

  • Les localisations;
  • Comment sont organisées les collections dans la bibliothèque;
  • Qu’est-ce qu’une classification et comment lit-on une cote;
  • Quels sont les services de bibliothèque au comptoir, à l’aide à l’usager, ainsi que les services périphériques tels que l’accès aux postes de travail en bibliothèque, la reprographie ou les services audiovisuels;
  • Puis, une projection multimédia survole les services de bibliothèque en ligne : renouveler ses emprunts, réserver via son dossier d’usager ou encore consulter la réserve.

Sans compter qu’il s’agit d’un premier contact avant la formation documentaire en classe, c’est ainsi une opportunité d’initier les étudiants à l’univers de la bibliothèque et sa terminologie spécialisée. Vous comprendrez qu’on n’a pu se retenir de glisser des mots tels que monographie, périodique et ouvrages de référence durant les visites. 

Le défi : rejoindre les étudiants

Bien qu’à mon humble avis, cette stratégie soit excellente, ceci ne garantissait pas l’engouement de la génération Y, si avare de son temps. Jusqu’ici les formations hors cours au campus UQO|St-Jérôme n’avaient jamais été un succès. Depuis quatre ans, étaient, par exemple, proposées des formations EndNote. Les étudiants intéressés répondaient un par un pour demander une plage-horaire autre que celles offertes. Les plus grands groupes ralliaient 4 ou 5 étudiants à la fois.

Ainsi, la popularité de la séance d’ »Introduction aux services de bibliothèque » était difficile à prévoir. Pour la première année, il a été défini que les séances auraient lieu sur une seule semaine, soit la 2e semaine de la session. Cette approche nous permettrait de limiter l’investissement d’énergies accordées à ce dossier.

Implantation

Avant le début de la session, lorsque j’ai conçu l’horaire des formations, j’avais de la difficulté à prédire le bon moment. Alors, j’ai annoncé une séance à tous les moments potentiels dans la même semaine, me disant que si un groupe ou deux se constituaient, ce serait un succès. Ainsi, chaque jour du lundi au samedi inclusivement, aux heures fixes était offert l’ »Introduction aux services de bibliothèque ». L’heure du dîner et la fin d’après-midi ont été ciblées, pour favoriser l’accès aux étudiants qui ont des cours le matin, l’après-midi et en soirée. L’activité durait ½heure.

Diffusion

Comme pour d’autres activités, les professionnels en ont fait la promotion auprès de leurs contacts, particulièrement auprès de ceux à qui ils donnent des formations. Ils ont spécifié aux enseignants que cette matière ne serait pas revue lors de notre passage en classe. Nous avons proposé la stratégie du 1%[1], à laquelle certains ont adhéré. Comme d’habitude, cette activité a été annoncée le jour de la rentrée, sur la page Web et sur les téléviseurs du campus. 

Résultat : Inscriptions!

Comme nous avions eu de mauvaises expériences avec l’inscription en ligne, nous avons tout simplement demandé de s’inscrire à la bibliothèque. J’avais prévu une feuille par séance pour des groupes de 20 personnes. Un engouement et une panique sur la disponibilité des places faisaient affluer les étudiants. Le fait de voir les places être comblées avait un impact ; le bouche à oreille. Si bien qu’une seule des douze séances offertes n’a pas eu lieu! Y ont assisté 231 étudiants d’un campus de moins de 1000 étudiants. Certains s’inscrivaient à des séances déjà complètes. Nous ne les refusions pas, mais les prévenions que la qualité de l’activité pourrait en souffrir. Certaines séances comptaient 40 étudiants. Nous n’en revenions pas.

Lorsqu’est venu le temps d’annoncer les dates de formation EndNote, j’ai opté pour la même stratégie marketing : offrir plusieurs plages-horaires, soit une dizaine de séances dans la même semaine. Huit séances ont accueilli un total de 121 présences à la formation! Alors que l’an dernier, j’avais rejoint 13 individus sur 4 séances. Cette seconde expérience semble confirmer le phénomène : une forte offre limitée dans le temps crée l’événement et l’engouement. Possiblement que l’accent mis autour de celui-ci qui monopolise locaux et personnel ne passe pas inaperçu, contrairement à un événement isolé. Puis, il est certain que l’appui du corps enseignant, mentionnant que cette information est nécessaire à la réalisation des travaux, est significatif sur le succès de l’activité. 

Bilan

Pour votre bénéfice, je conclus ce billet sur l’évaluation de l’appréciation des usagers. Un questionnaire de quatre questions objectives et un espace destiné aux commentaires a permis ces conclusions :

  • En général, le contenu répond aux besoins d’orientation des étudiants : connaître les services de la bibliothèque et comment y accéder. La courte durée de cette formule offre un survol apprécié.
  • Lorsque les groupes dépassent une vingtaine de participants, il est difficile de se faire entendre adéquatement et de se déplacer de façon efficace; donc la qualité générale en souffre.
  • Plusieurs étudiants affirment que c’est bien intéressant, mais qu’il sera difficile de se souvenir ou d’utiliser ce qui a été vu. Comme c’est un survol, il y a beaucoup d’éléments. Une solution envisagée pour l’an prochain est d’offrir une activité d’intégration autonome complémentaire qu’ils pourront réaliser après la séance. Cette solution n’allonge pas la présentation, aspect qui nous semble un facteur de succès et d’accès à l’activité.

Enfin, vous avez certainement vous aussi usé de tactiques pour favoriser la participation aux formations en libre accès. S.v.p. prenez quelques instants pour partager avec la Tribune CI vos astuces!


[1] Tel que présenté par un professionnel de l’Université de Montréal au Forum sur la compétence informationnelle de la CRÉPUQ du 26 août dernier, une mention de présence à l’activité permet aux étudiants d’un cours de gagner 1% de leur note. Un professeur a adopté cette modalité.

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À propos de catherine seguin

bibliothécaire UQO|St-Jérôme

3 Réponses vers “Créer l’événement”

  1. Bonjour Catherine, merci pour avoir partagé ta tactique pour la formation documentaire. C’est très motivant … Pour ma part, au niveau d’un cégep de 2 000 étudiants, voici la formule retenue depuis maintenant 4 ans. Nous avons un profil de compétences tic et informationnelles et l’adjoint de la Direction des Études communique à chaque début de session avec les responsables de programmes pour déterminer dans quel cours sera intégré l’activité de formation à la recherche documentaire. Je communique avec l’enseignant concerné, on s’entend sur le contenu spécifique au programme, un questionnaire de 12 questions mettant à l’épreuve les connaissances des étudiants pour l’usage du catalogue, les index repère, eureka et érudit, les périodiques spécifiques au programme, universalis et d’autres ressources documentaires. Je vais en classe pendant 60 ou 90 min. pour présenter ces ressources et des éléments comme une équation de recherche, les opérateurs logiques, le vocabulaire contrôlé, etc .. Par la suite les étudiants procèdent à la recherche pour les 12 questions dans la période suivante ou de la maison et remettent le travail à l’enseignant. Le questionnaire est formatif pour la majorité des cours sauf pour un tiers des enseignants qui donnent des points. En sciences de la nature ( cours de biologie) il doit être remis en même temps qu un rapport de laboratoire sur l analyse de l’eau (les 12 questions portent sur cette question)et en arts et lettres les questions sont rédigées par l’enseignant. Cette session j ai pu couvrir tous les groupes en plus de quelques uns à la formation aux adultes. Nos statistiques d’usage du site biblioweb avec google analytics et les commentaires des enseignants nous amènent à conclure que pour l instant c est la formule la plus efficace. Elle se résume à deux éléments : obligation posée parla direction et l’intégration aux besoins spécifiques des programmes.

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  2. Bonjour,

    Je suis la personne de l’Université de Montréal qui a présenté le 1% dans le cadre des activités de formations. Je serais curieuse d’avoir plus de détails sur votre expérience. Est-ce que le pourcentage de participants pour le groupe à qui 1% était offert à participer en plus grand nombre ?

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    • Bonjour Marjolaine.
      Merci pour ce commentaire!
      Effectivement, je pense que le 1% a été une forme de promotion ayant eu un impact significatif dans le taux de réponses à l’offre de formation en bibliothèque. Lorsque l’enseignant croit suffisamment aux bienfaits des activités proposées pour y accorder des points, les étudiants y portent attention. D’une certaine façon, le 1% traduit l’assentiment du corps enseignant pour cette matière.
      Par ailleurs, le format proposé a permis d’actualiser cette stratégie. Les formations étaient courtes et stratégiquement positionnées dans la grille-horaire pour y être insérées de façon réaliste. Le 1% n’est peut-être pas suffisamment alléchant pour pousser l’étudiant à faire un aller-retour en voiture ou encore l’inciter à déplacer d’autres activités pour se rendre à la formation. En ce sens, je pense que pour favoriser la participation, l’offre doit être assez facilement réalisable pour l’étudiant.
      Bonne journée, Catherine.

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