Défendre la valeur de la formation documentaire de manière efficace: un résumé

On vous aurait dit il y a 15 ans que les bibliothécaires allaient être amenés à faire du marketing, vous auriez probablement levé les yeux au ciel… des voitures volantes avec ça? Le milieu a beaucoup changé, en bonne partie grâce à l’évolution des technologies. Même si la bibliothèque demeure l’endroit par excellence pour trouver de l’information de niveau académique, il est beaucoup plus facile pour un étudiant de la contourner qu’auparavant. Dès lors, un effort proactif est nécessaire pour expliquer aux usagers pourquoi la bibliothèque demeure un centre névralgique de l’information de qualité, malgré les 20 milliards de pages que recense Google.

La promotion que doit maintenant faire le personnel des bibliothèques ne vise pas à vendre des produits, mais à faire connaître les collections et les services essentiels à la recherche. Il existe une inadéquation entre la perception qu’ont les étudiants des ressources de leur bibliothèque et les nôtres. C’est pourquoi j’ai assisté le 27 août dernier à une formation organisée par le sous-comité des bibliothèques de la CREPUQ portant sur comment bien promouvoir les formations documentaires, donnée par Robin Canuel de l’Université McGill. Voici un résumé de ce que j’ai retenu. Il est à noter que les phrases qui suivent concernent mon interprétation de l’information abordée pendant la formation.

Penser stratégie…

…c’est ne pas oublier l’idée initiale dans le processus. Sinon, cela risque d’engendrer un écart entre la motivation de départ et le produit fini, ce qui aurait comme conséquence de nuire aux résultats de vos actions. Certes, tout processus devrait modifier l’idée initiale pour le mieux, afin que le résultat réponde convenablement aux intentions de départ. Ce n’est pas toujours le cas. Il est donc suggéré dès le départ de :

  • Définir où vous êtes : quelle est l’offre actuelle en formation?
  • Définir où vous voulez aller en fonction de ce que vous êtes : quel est l’écart à combler entre votre situation actuelle et la situation espérée? Combien de formations de plus? Dans quels secteurs? Qui pourrait les dispenser?
  • Définir les moyens qui vous permettront d’atteindre ces objectifs : est-ce qu’il existe encore des cours où une intervention serait pertinente? Qui devez-vous contacter?
  • Définir des moyens qui confirmeront que vous avez atteint vos objectifs : est-ce que des statistiques démontrent une augmentation de formations et/ou d’étudiants formés?

Les alliés stratégiques

Nos bibliothèques sont les poumons de nos institutions. Nous considérons que nous pouvons apporter beaucoup de choses à nos communautés, en négligeant parfois ce que celles-ci peuvent nous apporter. C’est pourquoi il est important de repérer nos alliés potentiels, nombreux et diversifiés :

  • Les professeurs : ils ont l’autorité nécessaire pour convaincre les étudiants qu’ils ont besoin d’aide, et que vous êtes la meilleure personne pour le faire.
  • Les différents services de l’université : très dynamiques, ils lancent souvent de nouvelles initiatives compatibles avec les services de la bibliothèque. Idéal pour de nouveaux partenariats; pourquoi lancer des initiatives similaires alors qu’on peut collaborer?
  • Les étudiants et assistants de recherche : on dit que le bouche à oreille est encore le meilleur moyen de promotion. Convainquez-les de vos compétences, ils sauront convaincre leurs pairs.
  • Les directeurs : les directeurs de modules ou de départements et les doyens étaient auparavant (ou sont encore) des professeurs. S’ils étaient jadis convaincus du bien-fondé des formations documentaires, il y a de fortes chances qu’ils le demeurent dans leurs nouvelles fonctions. Parfait pour pousser des projets à plus grande échelle.
  • Vos collègues : par leur expérience, leur innovation ou les deux à la fois, ils peuvent vous ouvrir les yeux sur des avenues auxquelles vous n’auriez pas pensé de prime abord, autant les bonnes que les moins bonnes. Si vous aimez être consulté, il y a de fortes chances qu’eux aussi, alors n’hésitez pas.

Jouer le jeu

Même si nous ne sommes pas tous gestionnaires, nos tâches exigent de plus en plus de la gestion de projet, ce qui implique qu’il faut défendre le bien-fondé de nos initiatives ainsi que la manière dont nous voudrions qu’elles se concrétisent. La gestion est un jeu qui comporte ses propres règles. Il est important de connaître ces règles pour mieux se les approprier et ainsi améliorer nos chances de succès.

  • Première règle : argumenter son idée. On se fait souvent dire « non » par manque de préparation. Votre gestionnaire trouve votre idée intéressante, mais il lui en faudra plus pour le convaincre. Ne vous laissez pas démotiver par un refus. Creusez l’information avec des faits, des statistiques et des résultats pour améliorer vos chances de réussite.
  • Deuxième règle : vendre son idée. Souvent, ce n’est pas tant l’idée en soi que la manière de la présenter qui va améliorer vos chances de succès. Soyez à l’affût de l’attitude de votre interlocuteur pour employer le ton le plus approprié.
  • Troisième règle : repérer les contraintes. Les contextes dans lesquels vous évoluez vous obligent à prendre en considération un certain nombre de contraintes. Certaines peuvent être contournées, d’autres pas. Même si cela peut être frustrant, les contraintes mènent souvent à l’innovation. Soyez créatifs!
  • Quatrième règle : tenir compte des structures en place. Même si elles peuvent représenter des contraintes, elles n’ont jamais été élaborées pour rien. Assurez-vous que vos idées sont réalisables et qu’elles peuvent cadrer dans la structure, peu importe leur manifestation.

Conclusion

Outre ces points, plusieurs autres éléments pertinents ont été abordés, tels :

  • La veille informationnelle : il est crucial d’aller voir ce que les autres bibliothèques font, que ce soit pour vous inspirer ou pour argumenter. Cela peut aussi confirmer le bien-fondé de votre idée et positionner votre institution à savoir si vous êtes dans le peloton de tête ou si vous pouvez faire mieux.
  • L’analyse SWOT : il n’y a pas si longtemps déjà qu’on m’apprenait les constituantes d’une analyse SWOT afin de gérer un projet efficacement sur les bancs de l’EBSI. Il m’a fallu bien peu de temps pour oublier tout cela, et encore moins pour réaliser à quel point cela peut être important. L’analyse SWOT permet d’identifier les forces, les faiblesses, les menaces et les opportunités potentielles de tout projet. Le « momentum » est un facteur relatif aux événements en cours particulièrement important et cet outil peut vous aider à repérer le bon pour en bénéficier.

Vous n’avez pas besoin de parler longtemps avec un collègue d’une autre université dans le cadre d’une séance de perfectionnement pour constater comment nous pouvons être créatifs et que nous espérons le meilleur pour le futur de notre profession. C’est d’ailleurs une des raisons qui motivent notre présence à ces séances. Ceci étant dit, nous sommes contraints d’évoluer dans une structure qui dicte, parfois et malgré nous, un cadre à respecter. Ma question pour vous est la suivante : apprendre les règles pour mieux y jouer, ou tenter de s’en émanciper?

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À propos de Jean-Philippe Pouliot

Bibliothécaire en arts et lettres à la bibliothèque Paul-Émile-Boulet de l'Université du Québec à Chicoutimi.

3 Réponses vers “Défendre la valeur de la formation documentaire de manière efficace: un résumé”

  1. Merci Jean-Philippe pour cet intéressant résumé!

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