Carrefour EndNote : une autre preuve que l’union fait la force

Qu’est-ce que Carrefour EndNote?

Carrefour EndNote (CE) est le site Web de soutien au logiciel bibliographique EndNote des bibliothèques du réseau de l’Université du Québec. Lancé au début de 2012, il est le fruit du travail de professionnels de tout le réseau.

Comment était-ce avant Carrefour EndNote?

Les établissements du réseau de l’Université du Québec  ont commencé à acheter collectivement EndNote en 2001. Dans ce temps-là, on gravait assez de cédéroms pour répondre à la demande des usagers qui, tels des goélands sur un cornet de frites renversé à la plage, se rendaient en masse au comptoir du prêt dès la sortie du EndNote annuel. Quand un power user posait une power question, on répondait de son mieux. Si on était chanceux, on connaissait un ou deux spécialistes EndNote ailleurs dans le réseau et on leur demandait de l’aide quand on ignorait la réponse. Et je ne parle pas du mal de tête perpétuel que constituaient les styles bibliographiques, les autres fichiers de connexion et particularités locales.

Mais surtout, à cette époque, chaque institution maintenait la section EndNote de son site Web de façon semi indépendante. Je dis « semi » parce que, même s’il n’y avait pas de collaboration réseau officielle, le contenu de ces sites n’était pas vraiment créé de façon originale (ou si peu) : par manque de temps, on faisait le tour des sites Web des autres bibliothèques et on dérivait des bouts d’un peu partout. On réorganisait le tout à notre goût (en paraphrasant un peu pour masquer l’opération, bien sûr) et on passait au prochain appel. Ce n’était pas exhaustif, loin de là, mais ça répondait aux principaux besoins.

Bref, de EndNote 5 (2001) à X4 (2010), chaque établissement avait une courtepointe de lit simple pour couvrir un matelas queen et s’était habitué à geler des orteils une bonne partie de l’hiver.

D’où vient l’idée de Carrefour EndNote?

Conscients de la problématique, les directeurs des bibliothèques de l’UQ ont créé un groupe de travail sur EndNote à l’automne 2010. L’objectif était de créer « une communauté de pratique active réunissant les formateurs de tous les établissements du réseau » (extrait du mandat officiel).

Dès sa première téléconférence, en novembre de la même année, le nouveau groupe a décidé de se doter d’une liste de distribution et d’un espace sur l’Intranet des bibliothèques de l’UQ. Plus important encore, il a convenu de la pertinence de créer un site Web EndNote public collaboratif.

Comment Carrefour EndNote a-t-il été développé?

En mai 2011, les directeurs ont approuvé le projet de site Web public. Comme chacun le sait, on reconnaît un site Web fait de A à Z par des bibliothécaires à au moins vingt-cinq kilomètres juste à ses pages 100% HTML de base et à ses images faites dans Paint. Un appel de propositions a donc été lancé dans le réseau de l’UQ afin de trouver une équipe de graphisme et de conception Web digne de ce nom. C’est finalement le Service de la production audiovisuelle et multimédia de l’UQAM qui s’est chargé de la coquille de CE.

Il ne restait qu’à créer et ajouter le matériel dans le site. La sélection du contenu lui-même a été effectuée par l’ensemble du groupe de travail. Cela s’est fait au cours de téléconférences parfois houleuses – mais non moins intéressantes et constructives.

Une fois le contenu déterminé, des sous-groupes se sont occupés de le rédiger. Cela s’est fait en trois phases :

  • Automne 2011 : fonctions de base (EndNote logiciel);
  • 2012 : fonctions avancées (EndNote logiciel);
  • 2013 : sections EndNoteWeb et EndNote pour iPad.

Par ailleurs, des FAQ sont créées de façon continue pour répondre à des questions ponctuelles. Un forum permet également aux usagers de poser des questions, mais sa popularité est pour le moment limitée, si l’on ne tient pas compte des offres d’hypothèques à taux d’intérêts extraordinaires et autres spams.

Comment Carrefour EndNote se fait-il connaître?

De mon point de vue, la campagne de promotion de CE a été l’aspect où le groupe de travail EndNote a le plus innové. La plupart des campagnes de bibliothèques québécoises des dernières années ont connu un succès relatif parce qu’elles correspondent exactement à l’image que nos clientèles se font des bibliothèques et des bibliothécaires : elles sont conventionnelles, sérieuses et peu frappantes. On les oublie dès qu’elles sortent de notre champ visuel. [1]

Créés de manière collaborative par des bibliothécaires, les memes des affiches EndNote laissent une impression plus durable car elles amusent les gens qui les voient. Une publicité comme celle qui illustre Dracula, Lucy et le docteur Van Helsing ne peut que faire sourire quand on en saisit le second degré  (le méchant vampire bibliographique qui draine l’énergie de la pauvre étudiante, que le bibliothécaire vient sauver avec EndNote). Même chose pour l’affiche avec le David de Michel-Ange (je vous laisse analyser celle-là!).

Image

Image

Cela dit, une fois Carrefour EndNote lancé, certaines bibliothèques ont rencontré une problématique : comment donner de la visibilité à CE sur leur site Web? La question est plus complexe qu’elle le semble au premier coup d’œil, car l’espace sur la page d’accueil est limité et chacun veut y avoir sa place. Dans certains cas, le lien vers Carrefour s’est retrouvé au deuxième, voire au troisième niveau de profondeur du site. En gros, cela signifie d’abord que les visiteurs de ces sites Web n’apprendront pas l’existence de CE « par hasard », mais aussi qu’ils doivent chercher pour trouver ce lien. Cela veut également dire que d’autres stratégies promotionnelles ont dû être mises en place une fois la campagne initiale terminée. À l’UQAC par exemple, nous plaçons des versions réduites des affiches (taille carte postale) au comptoir du prêt et on présente CE à chaque formation sur le logiciel. Aussi, lorsqu’on reçoit une question EndNote par courriel, on envoie la personne sur la page CE qui répond à sa question au lieu de lui donner l’information dans le courriel.

Qu’est-ce qui a changé depuis le lancement de Carrefour EndNote?

Sans crainte de me tromper, je dirais que l’ensemble du support EndNote s’est amélioré de façon significative au sein de l’UQ grâce à CE. Plus concrètement, nous avons maintenant :

  • Un meilleur site Web. Personne n’aurait pu faire un site aussi complet et mis à jour aussi souvent tout seul.
  • Plus de temps pour faire autre chose. La création du contenu initial a été passablement prenante, mais le coup est donné maintenant! Aussi, le matériel à préparer pour les formations est devenu minimal vu la quantité d’information disponible sur CE.
  • Des connaissances plus approfondies sur des choses que nous maîtrisions déjà en partie. La rédaction collective nous a permis de découvrir d’autres façons d’effectuer des tâches que nous expliquions de manière différente (et pas nécessairement aussi efficace).
  • De nouvelles connaissances. Par exemple, lorsque nous avons écrit la section EndNote pour iPad (qui sera publiée sous peu), il a fallu tester l’application, ce que je n’aurais probablement pas fait – ou alors, sûrement pas aussi en profondeur. Cela nous a même permis de découvrir certains bogues et de les signaler à Thomson Reuters, qui les a corrigés depuis. Bref, on a contribué à l’amélioration de l’app!
  • Une communauté de pratique active. C’est vrai que le groupe de travail EndNote a été créé en amont de CE, mais c’est vraiment en travaillant sur le site que nous avons appris à nous connaître – pour le meilleur et pour le pire 😉

Aucun nuage à l’horizon?

Pour ce qui est du contenu, le chariot Carrefour a assez de roues pour continuer à avancer. Cependant, comme sa structure technologique et son graphisme ont été réalisés par des professionnels externes au groupe dans le cadre d’un « contrat à durée déterminée »,  il peut -être difficile de modifier le site lui-même maintenant que le contrat est terminé. Pour le moment, cela signifie par exemple que les changements que nous voulons apporter aux menus pour ajouter du contenu nous demanderont quelques acrobaties technologiques. On peut encore vivre avec cela, mais on ne peut pas tout faire. Par exemple, comme c’est le cas pour n’importe quel site, CE devra un jour être rafraîchi. L’insertion des nouvelles couleurs que j’entends proposer (jaune et turquoise) demandera sans aucun doute une assez bonne expertise côté graphisme.

Conclusion

Lentement, mais sûrement, Carrefour EndNote est entré non seulement dans les habitudes des formateurs EndNote, mais aussi dans celles des utilisateurs du logiciel. Une de nos plus grandes réussites est d’avoir su créer un outil de référence qui répond autant aux besoins d’un stagiaire postdoctoral de la Chaire de recherche en séquestration géologique du CO2 de l’INRS qu’à ceux d’un étudiant à distance de l’UQTR à Joliette. D’ailleurs, si on se fie aux résultats d’une recherche Google sur le terme « endnote », CE est maintenant une des ressources EndNote francophones les plus populaires sur ce logiciel dans le monde.[2]

Le plus étonnant dans toute cette histoire, c’est que les bibliothèques de l’UQ aient attendu si longtemps avant de réunir leurs efforts pour EndNote alors qu’elles le font pour une multitude d’autres choses. Mais bon, maintenant que nous avons une confortable douillette en duvet d’oie faite sur mesure, je suis certain que personne ne regrette le passé!


[1] À ce sujet, je vous recommande la lecture de La communication par l’émotion, de Jean-François Ruest (Argus, vol. 41(2-3), 2013, p. 22-24).

[2] En date du 8 août 2013, il était 3e sur Google.ca français, 8e sur Google.fr et 8e sur Google.com français.

Publicités

À propos de Lino Tremblay

Bibliothécaire des systèmes et des ressources électroniques Bibliothèque Paul-Émile-Boulet (UQAC)

Rétroliens/Pings

  1. Les sites Web PDCI et Carrefour gestion bibliographique font peau neuve | Tribune Compétences Informationnelles - 14 septembre 2015

    […] Lancé en 2012, Carrefour EndNote offre de l’information sur l’utilisation du logiciel de gestion bibliographique EndNote. Pour en savoir plus sur sa mise en place, consultez l’article publié en 2013 : Carrefour EndNote : une autre preuve que l’union fait la force. […]

    J'aime

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s

%d blogueurs aiment cette page :